ব্যবসার ডিজিটালাইজেশন মানে সব কাজ একসঙ্গে সফটওয়্যারে নেওয়া নয়। কোথায় তথ্য হারায়, কোথায় একই কাজ বারবার হয় এবং কোন সমস্যায় গ্রাহক অপেক্ষা করেন—সেটি খুঁজে শুরু করুন। প্রযুক্তির সঙ্গে কাজের নিয়মও বদলাতে হয়।
বর্তমান প্রক্রিয়া কাগজে আঁকুন
অর্ডার বা অনুসন্ধান কোথা থেকে আসে, কে নেয়, কোথায় লিখে এবং কে শেষ করেন দেখুন। প্রতিটি ধাপে ভুল বা বিলম্বের উদাহরণ রাখুন। সমস্যার অগ্রাধিকার প্রভাব ও দলের সামর্থ্য দিয়ে নির্ধারণ করুন; শুধু নতুন টুলের আকর্ষণ দিয়ে নয়।
একটি ছোট কাজ দিয়ে শুরু করুন
উদাহরণ হিসেবে প্রথমে অনুসন্ধানের একটি কেন্দ্রীয় তালিকা ও দায়িত্ব চালু করা যায়। তারপর স্টক বা বিলের কাজ যোগ হতে পারে। নতুন ও পুরোনো পদ্ধতির তথ্য কীভাবে মিলবে এবং কে পরীক্ষা করবেন তা নির্ধারণ করুন। সবার কাজ শেখার সময় রাখুন।
পরিবর্তনের ফল মাপুন
আগে কত সময় লাগত, কত ভুল হতো এবং এখন কী হচ্ছে লিখে দেখুন। শুধু সফটওয়্যার চালু হওয়াকে সাফল্য না ধরে দল বাস্তবে ব্যবহার করছে কি না দেখুন। তথ্যের ব্যাকআপ, প্রবেশাধিকার ও রপ্তানির ব্যবস্থাও ডিজিটালাইজেশনের অংশ।
কাজ শুরুর আগে চেকলিস্ট
- বর্তমান কাজের ধাপ লেখা
- একটি অগ্রাধিকার সমস্যা বাছা
- দায়িত্ব ও প্রশিক্ষণ নির্ধারিত
- আগে-পরে ফল তুলনার নিয়ম
একবারে সম্পূর্ণ সিস্টেম করা ভালো?
কাজের জটিলতা ও প্রস্তুতি অনুযায়ী সিদ্ধান্ত নিন। ছোট পরীক্ষায় সমস্যা বুঝে পরের ধাপ নেওয়া অনেক ক্ষেত্রে বাস্তবসম্মত।
প্রয়োজন হলে দেখুন: ব্যবসার ডিজিটালাইজেশন সেবা। বিজনেস সফটওয়্যারের প্রয়োজন থাকলে সেটিও একসঙ্গে জানাতে পারেন।
