ইনভেন্টরি সফটওয়্যার ব্যবহার করেও ভুল স্টক দেখা যেতে পারে যদি পণ্য ওঠানো, বিক্রি, ফেরত ও সমন্বয়ের নিয়ম পরিষ্কার না থাকে। শুরুতে কোন ঘটনাটি স্টক বদলায় তা লিখুন। তারপর বাস্তব পণ্যের সঙ্গে তথ্য মিলিয়ে সিস্টেম চালু করুন।
পণ্যের পরিচয় এক রাখুন
প্রতিটি পণ্যের কোড, নাম, ভ্যারিয়েশন ও একক ঠিক করুন। একই পণ্য দুই নামে থাকলে হিসাব জটিল হয়। একক হিসেবে পিস, বক্স বা কেজি ব্যবহারের সম্পর্ক পরিষ্কার করুন। উদ্বোধনী স্টক অনুমোদিত গণনা থেকে নিন।
সব পরিবর্তনের কারণ রাখুন
ক্রয়, বিক্রি, ফেরত, ক্ষতি ও গুদাম বদলের রেকর্ড আলাদা করুন। কে সমন্বয় করতে পারবেন এবং অনুমোদন লাগবে কি না নির্ধারণ করুন। শুধু চূড়ান্ত সংখ্যা নয়, পরিবর্তনের ইতিহাস দেখা যায় কি না ডেমোতে পরীক্ষা করুন।
নিয়মিত বাস্তব স্টকের সঙ্গে মিলান
একটি পণ্যে শুরু করে ক্রয় থেকে ফেরত পর্যন্ত পরীক্ষা করুন। কল্পিত উদাহরণ: ফেরত আসা পণ্য বিক্রিযোগ্য নয়, কিন্তু সিস্টেমে সাধারণ স্টকে যোগ হলে ভুল অর্ডার হতে পারে। ক্ষতিগ্রস্ত স্টকের নিয়ম ঠিক করুন। পুনঃঅর্ডারের সিদ্ধান্তে সাম্প্রতিক চাহিদা ও সরবরাহের সময় বিবেচনা করুন।
কাজ শুরুর আগে চেকলিস্ট
- একক ও পণ্যের কোড পরিষ্কার
- সব স্টক পরিবর্তনের রেকর্ড
- সমন্বয়ের অনুমতি নির্ধারিত
- বাস্তব গণনা ও সফটওয়্যার মিলানো
বারকোড থাকলেই ভুল বন্ধ হবে?
না। শনাক্তকরণে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু ভুল একক, ভুল প্রক্রিয়া বা রেকর্ড না রাখার সমস্যাও ঠিক করতে হয়।
প্রয়োজন হলে দেখুন: ব্যবসার ডিজিটালাইজেশন সেবা। বিজনেস সফটওয়্যারের প্রয়োজন থাকলে সেটিও একসঙ্গে জানাতে পারেন।
